像會計師一樣記帳:用複式簿記輕鬆理財!

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像會計師記帳-blog

當財產的配置複雜到一定程度後,簡單的流水帳已不足以應付理財需求,那麼,開始改用複式簿記吧!複式簿記是每筆交易都記錄在兩個帳戶的意思,是現在會計學的記帳系統。我們教你輕鬆上手複式簿記。

以下的知識以基礎的個人理財為主,並不考慮商業的應用,因此有經過簡化。

會計的基本原理

資產 有價值的財物。如:現金、存款、應收帳款(別人欠您的錢)
負債 債務。如:應付帳款(您欠別人的錢)、預收收入
股東權益 企業出資者的出資額,在這裡可以理解為個人「身價」
收入 賺得的錢。如:薪資收入、利息收入
費用 開支。如:水電費、房租、伙食費…

資產、負債、股東權益、收入和支出是會計的五要素。它們之間的關係,可寫成以下的恆等式:


資產 = 負債 + 股東權益
資產 = 負債 + ( 收入 費用 )

這個恆等式就構成了複式簿記最重要的基礎:無論如何,兩邊都要相等!所以在記帳時,可以選擇等號左邊一加一減、或是左右同時增加或減少,之後會再用例子詳細說明。

大家所聽過的「借貸」,在會計中可是專門術語!大家只要記得:左邊是借方、右邊是貸方。打開複式簿記用的帳本,金額就會有兩欄,就是要讓大家分左右借貸的。對於資產類的帳戶,如現金、悠遊卡、存款等等,因為在恆等式的位置為左邊,所以左為「正」或「增加」,應該「借記」,反之資產的減少就應「貸記」;負債和股東權益在恆等式的右邊,所以右為正,其增加應「貸記」。費用比較麻煩,做為股東權益的減項,費用的增加為「借記」,記載左邊的欄位。

聽起來很複雜嗎?我們實際演練一下吧!

費用產生:用現金和信用卡買電腦

資產 = 負債 + ( 收入 費用 )
4/1 (-) (+)
4/2 (+) (+)

在4/1,因為用了口袋裡的小朋友,所以資產項的「現金」科目減少了,貸記現金;買電腦產生費用,費用增加了,借記3C費用,等號左右金額一起減少。在4/2,又買了一台電腦,但是使用信用卡付款,負債增加,所以貸記應付帳款,等號右邊一增一減抵銷。假設您選擇分期付款,又不小心有利息,那麼在4/30還款時就要借記利息費用。通常貸記的科目會往後空一格,但是這裡為了手機排版美觀,並沒有這麼做。

日期 科目 摘要 借方金額 貸方金額
4/1 3C費用 買電腦 20,000
現金 買電腦 20,000
4/2 3C費用 買電腦 20,000
應付帳款 買電腦 20,000
4/30 應付帳款 信用卡還款 20,000
利息費用 信用卡還款 20
存款帳戶 信用卡還款 20,020

當然啦!5個要素下面的科目可以依個人需求修正,資產下的科目可以有現金、悠遊卡/一卡通、A銀行存款、B銀行信託基金、小明欠我的錢……等等;費用也可以隨自己喜歡發展,如伙食費,可以簡單的一個科目,也可以分為正餐、零食、飲料等,每個月底看看自己花了多少錢在不該吃的東西上,記帳順便減肥!

在企業裡會把電腦、車子等貴重物品記為資產,並且定期折舊。如我們這般的小市民,就將電腦列為費用吧!不然每月都要記得攤提折舊費用,每個月看自己的資產默默減少,也是很心痛!就省事的記成費用吧!

天天記帳好麻煩?零星支出的處理辦法

天天用悠遊卡/一卡通通勤,每天都有2筆交通費的支出,好麻煩!不要擔心,運用會計學中零用金制度的原理,輕鬆解決每天惱人的交通費記帳!

日期 科目 摘要 借方金額 貸方金額
4/1 悠遊卡 悠遊卡儲值 500
現金 悠遊卡儲值 500
4/15 悠遊卡 悠遊卡儲值 200
現金 悠遊卡儲值 200
4/30 交通費用 交通費 600
悠遊卡 交通費 600

假設悠遊卡裡本來沒有錢,您分別在4/1和4/15存了500元和200元,到月底察看這個月的花費時,發現悠遊卡裡有50元。所以,這個月的交通費花了600元,借記交通費用、貸記悠遊卡。

如果您嫌每天記錄餐飲費用麻煩,也可以用類似的概念處理伙食費。在皮夾裡選一格作為伙食費支出,只要記錄那一格金錢的增加減少就好了,是不是很方便呢?

遞延事項:還沒去看的展覽門票與預支現金

資產 = 負債 + ( 收入 費用 )
5/1 (-)(+)
6/15 (-) (+)
7/1 (+) (+)
7/7 (-) (+)

遞延事項中有分為預付費用和預收收入,會有這樣的科目是因為現金交易與服務發生的時間不同而產生的。預付費用是資產的一種,假設小美在5/1購買了一張250元的展覽門票,由於小美還沒有看展覽,因此借記預付費用、貸記現金;6/15小美終於跑去看展覽了,這時就可以將預付費用沖銷轉列為娛樂費用。

預收收入是負債的一種,因為老闆已經給錢了,勞工卻尚未提供服務,所以並不能算是勞工的收入。舉例來說,小美當家教,月初家長人很好先給了她2000元,約定一個月要上四堂課,一堂500元。這時,因為現金到手,所以借記現金、貸記預收收入。7/7小美上了第一堂課,這時才可以將一部份的預收收入轉為真正的收入,之後的三堂課再慢慢還。

日期 科目 摘要 借方金額 貸方金額
5/1 預付費用 購買活動票券 250
現金 購買活動票券 250
6/15 娛樂費用 看展覽 250
預付費用 看展覽 250
7/1 現金 月初家長付家教費 2,000
預收收入 月初家長付家教費 2,000
7/7 預收收入 家教一堂課 500
家教收入 家教一堂課 500

這樣的方式也可以作為行事曆的一種,提醒自己應該要做的事情!

資產轉換:存提款

資產 = 負債 + ( 收入 費用 )
(-)(+)

資產的轉換對現代人來說是很平常的事,存款、提款、儲值等等,都是屬於資產轉換的部分。假設5/30薪水入帳了,隔天小美決定將NT$10,000轉到另一個戶頭,並且提領NT$5,000。那麼,轉帳時,借記B銀行(錢匯入B銀行)、貸記A銀行(錢匯出A銀行);提款時,借記現金(提出現金)、貸記A銀行(A銀行帳戶金額減少)。存款時只要將提款的科目借貸顛倒就可以了,像是6/15的紀錄。

日期 科目 摘要 借方金額 貸方金額
5/30 A銀行帳戶 發薪水 40,000
薪資收入 發薪水 40,000
6/1 B銀行帳戶 轉帳 10,000
A銀行帳戶 轉帳 10,000
6/1 現金 提款 5,000
A銀行帳戶 提款 5,000
6/15 A銀行帳戶 存款 2,000
現金 存款 2,000

有關於其他金融商品的紀錄,包含外幣的複式簿記方法,因為比較複雜,會另外在專文說明,敬請期待。

月底結帳:檢視自己的收支狀況

期末結帳提供大家檢視自己收支狀況的機會,如果覺得月結太麻煩,也可以改成一季或半年。在結帳後,收入和支出的科目都會歸零,只留下具有長期累積意義的資產、負債和股東權益,讓帳面重新變得清爽整齊。

在結帳以前,也要先想想:我有什麼費用應該繳卻還沒有繳的?有什麼是已經產生的收入卻還沒有拿到錢?先把這些看似還沒有產生的收入費用想好,借記費用、貸記應付費用(負債);或借記應收收入(資產)、貸記收入。這個動作可以幫助釐清下一個期間可能產生的收支,幫助理財與預算的規畫。

在會計師的世界裡,期末可是很繁忙的。幸好,我們只是要簡單的了解一下自己的收入支出狀況,而且現在又有好用的電腦軟體可以幫忙,帳戶之間彼此相連,整理一下,各種圖表自動生成,有些還可以支援外幣紀錄和銀行連線,很容易就可以看到這個月的損益變動。因為是個人理財,股東權益不用考慮那麼多,收入支出全都轉進股東權益就可以了;如果要正式一點,可以增設臨時的科目如本期損益、結清費用(費用總和)和結清收入(收入總和)。

日期 科目 摘要 借方金額 貸方金額
7/31 本期損益 結帳分錄 30,000
結清費用 結帳分錄 30,000
7/31 結清收入 結帳分錄 50,000
本期損益 結帳分錄 50,000
7/31 本期損益 結帳分錄 20,000
股東權益 結帳分錄 20,000

有關於記帳軟體,在這裡推薦Gnucash,以個人理財來說,是非常好用的自由複式簿記軟體。網路上還有很多記帳軟體供您下載,大家可以選擇自己最喜歡的軟體。

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一開始利用會計學的原理來記帳,不僅各種資產和產權的流向清清楚楚,也可以強迫自己在一段時間後檢視自己這個月到底花費了什麼。如果想要更進一步的話,還可以看懂企業的報表。一個想要投資的人,如果連企業報表都看不懂,怎麼能做出正確的決策呢?所以,為了成為一個聰明的投資者,就從用複式簿記開始記錄每天的支出吧!

參考資源:李宗黎與林蕙真(2009)。會計學新論【上冊】【下冊】(6版)。台北市:証業。

撰述編輯:Money101.com.tw / 江宛璇 Angela Chiang

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